Käyttöohjeet

Mikä Tilens on ja miten se toimii

Tilens seuraa julkisen sektorin hankintoja ja päätöksentekoa puolestasi. Palvelu kokoaa joka päivä uudet hankintailmoitukset sekä kuntien, hyvinvointialueiden ja muiden julkisten organisaatioiden pöytäkirjat ja päätökset. Tekoäly arvioi jokaisen niistä organisaatiosi kuvauksen perusteella ja nostaa esiin osuvimmat.

Kaksi seurantaa

Hankintailmoitukset

Avoimet tarjouskilpailut ja muut hankintailmoitukset, esimerkiksi Hilmasta, EU:n TED-palvelusta ja Tarjouspalvelusta. Seurantaa ohjaa hakuprofiili: kuvaus siitä, mitä organisaatiosi myy ja mitkä hankinnat kiinnostavat.

Pöytäkirjavahti

Kuntien ja muiden julkisten organisaatioiden pöytäkirjat, esityslistat ja viranhaltijapäätökset. Niistä näet hankkeet jo valmisteluvaiheessa, usein kuukausia ennen tarjouspyyntöä. Seurantaa ohjaavat teemat: avainsanasäännöt ja kuvaus siitä, mikä organisaatiollesi on tärkeää.

Kummassakin voi olla useita teemoja eli erikseen seurattavia aiheita, joilla on omat hakuehdot ja vastaanottajat. Organisaatiollasi voi olla käytössä toinen palvelu tai molemmat. Yritykset voivat ottaa hankintailmoitusten seurannan käyttöön itse (katso käyttöönotto). Pöytäkirjavahti otetaan käyttöön ottamalla yhteyttä asiakaspalveluun.

Näin palvelu toimii joka päivä

1. Palvelu hakee joka yö ja aamu uudet ilmoitukset ja asiakirjat kymmenistä lähteistä. Tätä kutsutaan tässä ohjeessa yöajoksi.
2. Tekoäly pisteyttää jokaisen asteikolla 0–100 sen mukaan, kuinka hyvin se vastaa organisaatiosi kuvausta, ja kirjoittaa pisteille lyhyen perustelun.
3. Ilmoitukset, joiden pisteet ylittävät organisaatiosi asettaman rajan (osuvuuskynnys), nousevat suosituksiksi. Ne lähtevät aamupäivällä sähköpostikoosteena ja näkyvät portaalissa.
4. Portaalissa merkitset, mitkä asiat ovat työn alla, mitkä hylätään ja kuka tiimistä hoitaa minkäkin.

Mitä muuta palvelussa on

• Haku: vapaa haku kaikista ilmoituksista ja päätöksistä, myös profiilisi ulkopuolelta, sekä AI-chat.
• Raportit: syvä vertailu siitä, miten muut kunnat ja organisaatiot ovat ratkaisseet saman asian.
• Uutiset, Trendit ja Kartta: toimialan uutiset, seurannan tunnusluvut ja hankkeet kartalla.

Katso myös: Pikaopas: ensimmäiset 10 minuuttia · Osuvuus, kynnys ja suositukset · Sähköpostikoosteet

Pikaopas: ensimmäiset 10 minuuttia

Näillä vaiheilla saat palvelun heti hyötykäyttöön.

1. Kirjaudu. Paina sähköpostikoosteen painiketta Katso tilanne tarkemmin omasta portaalistasi → (Pöytäkirjavahdin koosteessa Avaa koko raportti portaalissa →). Voit myös kirjautua Microsoft 365- tai Google-tunnuksella tai pyytää kirjautumislinkin sähköpostiisi. Katso Kirjautuminen.
2. Kerro, kuka olet. Jos yläpalkissa näkyy valitsin Kuka olet?, valitse siitä oma osoitteesi. Muuten omat asetukset, tallennetut haut ja omistajamerkinnät eivät toimi.
3. Valitse kieli. Yläpalkin kielivalikosta (FI / SV / EN) vaihdat käyttöliittymän kielen.
4. Katso Tänään-sivu. Siitä näet yhdellä silmäyksellä uudet suositukset, lähestyvät määräajat ja työn alla olevat asiat. Katso Tänään.
5. Tarkista hakuprofiili. Avaa Asetukset → Hakuprofiili ja lue, mitä profiiliin on kirjattu. Lisää puuttuvat aiheet ja poissuljettavat aiheet. Hakuprofiili on koko organisaation yhteinen, joten sovi isoista muutoksista tiimin kanssa. Jos kohta on lukittu, ehdota muutosta pääkäyttäjälle. Katso Hakuprofiili.
6. Säädä osuvuuskynnys. Liukusäätimen esikatselu näyttää heti, montako ilmoitusta valitulla kynnyksellä olisi suositeltu. Myös kynnys on organisaation yhteinen. Katso Osuvuuskynnys.
7. Valitse, mitä sähköpostia saat. Kohdassa Asetukset → Omat asetukset voit lopettaa koosteet, valita teemat eli seurattavat aiheet, joista saat koosteen, ja valita Pöytäkirjavahdille oman koosterytmin. Katso Omat asetukset.
8. Merkitse ensimmäiset ilmoitukset. Avaa osuva ilmoitus ja valitse tilaksi Työn alla, Relevantti tai Hylätty. Hylätyt eivät enää palaa sähköpostiisi.
9. Asenna sovellus (valinnainen). Tilens toimii omana sovelluksenaan tietokoneella ja puhelimessa. Katso Sovellus ja selainilmoitukset.

Osuvuus, kynnys ja suositukset

Jokainen ilmoitus ja pöytäkirjaosuma saa tekoälyltä osuvuuspisteet 0–100. Pisteet kertovat, kuinka hyvin asia vastaa organisaatiosi kuvausta (hakuprofiilia tai teemaa). Tekoäly lukee otsikon, hankkijan ja kuvauksen ja kirjoittaa pisteille lyhyen perustelun.

Osuvuustasot

erittäin osuva

90 pistettä tai enemmän. Kannattaa katsoa heti.

vahva osuma

Suositus, jonka osuvuus on vähintään 80 pistettä. Tänään-sivu korostaa sen merkillä ⭐ Vahva osuma.

osuva

Ylittää osuvuuskynnyksesi.

rajatapaus

Jää kynnyksen alle. Voi silti olla kiinnostava: lue perustelu.

Kynnys ja suositus

Osuvuuskynnys on raja, jonka ylittävät ilmoitukset nousevat suosituksiksi (listoilla Suositeltu). Suositukset tulevat sähköpostikoosteeseen ja korostuvat portaalissa. Kynnyksen alle jääneet ilmoitukset ovat silti tallessa: löydät ne liikuttamalla Osuvuus ≥ -liukusäädintä alemmas. Tänään-sivu nostaa suosituksista erikseen vahvat osumat (⭐ Vahva osuma), joiden osuvuus on vähintään 80 pistettä.

• Hankintailmoitusten kynnys säädetään kohdassa Asetukset → Hakuprofiili ja kullekin teemalle erikseen.
• Pöytäkirjavahdilla on kolme omaa rajaa: koosteen raja, listauksen raja ja Pöytäkirjat-näkymän oletusraja. Katso Pöytäkirjavahdin asetukset.

Näin parannat tuloksia

1. Lue perustelu. Se kertoo, mihin tekoäly kiinnitti huomiota.
2. Jos tulee vääriä osumia, lisää aihe hakuprofiilin Poissuljettavat-kenttään. Lue ensin, miten poissuljettavat toimivat.
3. Jos hyviä osumia jää pois, tarkenna Hakusanat / kuvaus -kenttää tai laske kynnystä.
4. Merkitse epäolennaiset tilaan Hylätty. Se siivoaa listan ja sähköpostin, mutta ei opeta tekoälyä: tulokset paranevat vain kuvausta ja poissuljettavia muokkaamalla.

Katso myös: Osuvuuskynnys · Hankintailmoitusten hakuprofiili

Kirjautuminen

Portaalin osoite on tilens-hankintailmoitukset.fi/portaali, myös Pöytäkirjavahdin käyttäjille. Erillistä salasanaa ei tarvita. Kirjautumistapoja on kolme:

Sähköpostikoosteen linkki

Hankintailmoitusten koosteessa painike on Katso tilanne tarkemmin omasta portaalistasi → ja Pöytäkirjavahdin koosteessa Avaa koko raportti portaalissa →. Painike avaa portaalin suoraan, ellei organisaatiosi vaadi henkilökohtaista kirjautumista. Linkki avaa organisaatiosi näkymän, joten älä välitä koostetta organisaation ulkopuolelle.

Microsoft 365 tai Google

Kirjautumissivulla Jatka Microsoft 365 -tilillä tai Jatka Google-tilillä. Toimii, kun työsähköpostiosoitteesi on lisätty palveluun käyttäjäksi.

Kirjautumislinkki sähköpostiin

Kirjoita osoitteesi kenttään Tai pyydä kirjautumislinkki sähköpostiisi ja paina Lähetä kirjautumislinkki. Saat kertakäyttöisen linkin, joka on voimassa 30 minuuttia.

Linkkiavain vai henkilökohtainen kirjautuminen

Linkkiavain (oletus)

Koosteen painikkeessa on organisaatiosi yhteinen portaaliavain. Kuka tahansa, jolla linkki on, pääsee portaaliin. Valitse silloin itsesi Kuka olet? -valitsimesta.

Kovennettu kirjautuminen

Organisaatio vaatii, että jokainen kirjautuu henkilökohtaisesti Microsoft- tai Google-tunnuksella tai kirjautumislinkillä. Pelkkä koosteen linkki ei riitä. Tila valitaan kohdassa Tietoturva.

Kun osoitteesi on käytössä useassa organisaatiossa

Kirjautumisen jälkeen näet sivun Valitse organisaatio. Valitse se, jonka tietoja haluat katsoa. Organisaatiota vaihdetaan kirjautumalla uudelleen. Sähköpostiin tilatussa kirjautumislinkkiviestissä on oma painike jokaiselle organisaatiolle.

Kirjautuneena pysyminen ja uloskirjautuminen

• Kun olet kirjautunut henkilökohtaisesti, yläpalkissa lukee Kirjautuneena: ja osoitteesi.
• Kirjautuminen säilyy samassa selaimessa noin 30 päivää. Uudella laitteella tai toisella selaimella kirjaudu uudelleen.
• Poistu-painike kirjaa sinut ulos. Käytä sitä aina yhteiskäyttöisellä koneella.

Kuka olet? -valitsin

Jos portaali on avattu organisaation yhteisellä linkillä eikä henkilökohtaisella kirjautumisella, yläpalkissa on valitsin Kuka olet?. Valitse siitä oma osoitteesi, jotta omistajamerkinnät, tallennetut haut ja omat asetukset kohdistuvat sinuun. Valinta ei vaikuta sähköpostijakeluun.

Ongelmia kirjautumisessa?

Kirjautumisistunto vanhentui

Kirjautuminen kesti liian kauan, tai se aloitettiin toisessa selaimessa tai ikkunassa. Aloita alusta ja tee koko kirjautuminen samassa selaimessa.

Tällä sähköpostiosoitteella ei ole pääsyä portaaliin

Osoitettasi ei ole lisätty käyttäjäksi. Pyydä organisaatiosi pääkäyttäjää lisäämään sinut kohdassa Asetukset → Sähköpostin vastaanottajat.

Organisaatiosi vaatii henkilökohtaisen kirjautumisen

Organisaatiosi vaatii, että jokainen kirjautuu henkilökohtaisesti (kovennettu kirjautuminen). Kirjaudu Microsoft- tai Google-tunnuksella tai pyydä kirjautumislinkki sähköpostiisi.

Kirjautumislinkki ei tullut

Tarkista roskapostikansio ja osoitteen kirjoitusasu. Linkki lähetetään vain osoitteisiin, jotka on lisätty palveluun, ja sen voi pyytää samaan osoitteeseen enintään 3 kertaa tunnissa.

Linkki avautuu selaimeen eikä sovellukseen

Sähköpostien linkit avautuvat tietokoneen oletusselaimeen. Jos käytät asennettua sovellusta, kirjaudu siinä erikseen esimerkiksi Microsoft-tunnuksella.

Mikään ei auta

Kirjoita asiakaspalveluun: asiakaspalvelu@datagorilla.fi. Kerro, millä tavalla yritit kirjautua ja mikä ilmoitus näytölle tuli. Tämän ohjeen voi lukea myös kirjautumatta osoitteessa tilens-hankintailmoitukset.fi/apua, ja kirjautumissivulla on siihen linkki Ongelmia kirjautumisessa? Katso ohjeet.

Katso myös: Tietoturva ja kirjautumistapa · Automaattinen liittyminen

Valikko, kieli ja oikean reunan palsta

Yläpalkin valikosta pääset kaikkiin näkymiin. Tänään, Hankintailmoitukset ja Pöytäkirjat näkyvät aina (kuntakäyttäjillä katso Kuntien käyttäjille). Kapealla näytöllä muut näkymät (Raportit, Uutiset, Haku, Trendit, Kartta ja Asetukset) sekä nämä ohjeet ja päivityshistoria löytyvät Lisää-valikosta.

Kielivalikko (FI / SV / EN)

Vaihtaa käyttöliittymän kielen. Valinta muistetaan sinulle. Sähköpostikoosteiden kieli valitaan erikseen asetuksissa.

?-painike

Yläpalkin ?-painike avaa nämä käyttöohjeet.

Asenna sovellus

Asentaa Tilensin omaksi sovelluksekseen. Näkyy selaimissa, jotka tukevat asennusta.

💡 Palaute / ideoita

Oikean alakulman painike. Kirjoita havainto tai toive, ja viesti menee suoraan asiakaspalveluumme.

ⓘ-painikkeet

Otsikoiden vieressä. Näyttävät lyhyen selityksen ja linkin tämän ohjeen oikeaan kohtaan.

Oikean reunan palsta

Leveällä näytöllä sivun oikeassa reunassa on palsta, joka kokoaa ajankohtaiset asiat. Kapealla näytöllä se näkyy sivun alaosassa. Palstan sisältö riippuu käytössä olevista palveluista. Siinä voi olla esimerkiksi:

• Määräajat: seurannassasi olevien ilmoitusten lähestyvät määräajat.
• Alallasi tällä viikolla (Markkinapulssi): osuvien hankintojen määrä tällä viikolla verrattuna keskiarvoon.
• Tulossa alallasi (Ennakkotieto): pöytäkirjoista löytyneet, tulossa olevat hankkeet.
• Naapurit ja HVA nyt ja Oman kunnan agendalla: kuntakäyttäjien nostot naapurikunnista, hyvinvointialueelta (HVA) ja omasta kunnasta.
• Avustushaut auki, Sääntely ja Alallasi: rahoitus, lainsäädäntö ja toimialan uutiset.

Katso myös: Uutiset

Kuntien ja hyvinvointialueiden käyttäjilleKunnille

Jos organisaatiosi on kunta tai muu julkinen toimija, portaali on rakennettu päätösten seurannan ympärille:

• Valikossa ei ole Hankintailmoitukset- eikä Trendit-sivua, ja Tänään-linkki vie Pöytäkirjat-sivulle. Asetuksista puuttuvat hankintailmoitusten hakuprofiili ja CRM-yhteys, eikä hankintailmoitusten seurantaa voi ottaa käyttöön itse.
• Pöytäkirjat-sivun alaosassa on osio Oman kunnan asiakirjat: kunnan omat tuoreet asiakirjat viitetietona.
• Sähköpostikoosteessa osumat on ryhmitelty otsikoiden Oma kunta ja Naapurit ja hyvinvointialue alle.
• Oikean reunan palstalla näkyvät Naapurit ja HVA nyt ja Oman kunnan agendalla.

Seurattavat organisaatiot (oma kunta, naapurikunnat ja hyvinvointialue) määrittää Tilens käyttöönotossa. Voit itse rajata teeman niistä vain osaan organisaatiorajauksella. Jos haluat lisätä seurantaan muita kuntia, ota yhteyttä asiakaspalveluun. Muuten käyttö on samanlaista kuin muilla, ja kaikki Pöytäkirjavahtia koskevat ohjeet pätevät sellaisenaan.

Näin pääset alkuun Pöytäkirjavahdissa

Nämä vaiheet sopivat myös yrityksille, joilla on käytössä vain Pöytäkirjavahti.

1. Avaa Pöytäkirjat. Siinä ovat kaikki teemoihinne osuneet asiat, uusimmat ensin. Katso Pöytäkirjat.
2. Avaa Asetukset → Pöytäkirjavahti → Teemat ja avainsanasäännöt ja lue, mitä teemoja on ja mitä niiden pisteytysprompteihin on kirjoitettu. Katso Teemat.
3. Säädä Pöytäkirjat-sivun Pisteet ≥ -liukusäädin sopivaksi. Palvelu muistaa valintasi.
4. Valitse koosterytmisi kohdassa Asetukset → Omat asetukset. Katso Omat asetukset.
5. Kun haluat seurata uutta aihetta, luo teema tai tallenna haku Haku-sivulla.

Katso myös: Pöytäkirjat (Pöytäkirjavahti) · Pöytäkirjavahdin teemat ja avainsanasäännöt · Haluan seurata muiden kuntien päätöksiä tietystä aiheesta

Tänään

Missä: Valikko → TänäänAvaa Tänään →

Tänään on päivittäinen aloitussivusi: mitä sinun kannattaa tietää ja tehdä juuri nyt.

Tunnuslukukortit

Sivun yläosan kortit kertovat tilanteen numeroina. Korttia klikkaamalla pääset vastaavaan listaan.

Vahvoja osumia (7 pv)

Viimeisen viikon uudet suositukset, joiden osuvuus on vähintään 80 pistettä. (Hankintailmoitukset-sivun Uutta suositusta (7 pv) laskee kaikki osuvuuskynnyksenne ylittäneet.)

Määräaika <14 vrk (osuvat)

Osuvat ilmoitukset, joiden tarjousaika päättyy kahden viikon sisällä.

Käsittelyssä

Organisaatiosi ilmoitukset, joiden tila on Työn alla tai Tarjottu.

Uutta pöytäkirjoista / Pöytäkirjoja työn alla

Pöytäkirjavahdin uudet, vielä lähettämättömät osumat (koostekynnyksen ylittävät) ja työn alla olevat asiat, jos Pöytäkirjavahti on käytössä.

Osuvia (≥ pistekynnys)

Kaikki seurannassa olevat ilmoitukset, jotka ylittävät osuvuuskynnyksesi.

Osiot

• Uutta sinulle: viikon uudet osuvat ilmoitukset. ⭐ Vahva osuma korostaa suositukset, joiden osuvuus on vähintään 80 pistettä. UUSI-merkki tarkoittaa, ettei ilmoitusta ole vielä lähetetty sähköpostikoosteessa.
• Käsittelyssä: organisaatiosi aktiivinen työpino eli ilmoitukset, joiden tila on Työn alla tai Tarjottu.
• Lähestyvät määräajat: osuvat ilmoitukset, joiden määräaika on enintään 14 vuorokauden päässä.
• Pöytäkirjat työn alla ja Pöytäkirjalöydökset: Pöytäkirjavahdin vastaavat nostot.

Katso myös: Hankintailmoitukset-lista · Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot

Hankintailmoitukset-lista

Missä: Valikko → HankintailmoituksetAvaa Hankintailmoitukset →

Listalla ovat kaikki hankintailmoitukset, jotka tekoäly on arvioinut organisaatiosi hakuprofiilille seurannan alkamisen jälkeen. Oletuksena näet ilmoitukset, jotka ylittävät osuvuuskynnyksen, osuvin ylimpänä.

Sivun osat

Tunnusluvut

Uutta suositusta (7 pv), Määräaika <14 vrk (kaikki) ja Kaikki seurannassa. Kahta ensimmäistä klikkaamalla lista suodattuu tai järjestyy niiden mukaan.

Nostot

Määräaika lähestyy ja Viikon osuvin: kiireellisimmät ja parhaat ilmoitukset kortteina.

Tilapainikkeet

Kaikki, ★ Suosikit, Työn alla, Tarjotut, Relevantit, Hylätyt ja Arkistoidut. Numero kertoo, montako ilmoitusta kussakin on.

Omistajapainikkeet

Omat, Merkkaamattomat, Tiimin ja Kaikki rajaavat listan sen mukaan, kuka ilmoitusta hoitaa. Katso Omistajamerkinnät.

Suodattimet ja järjestys

• Hakukenttä (Hae otsikosta, hankkijasta…) hakee otsikosta, hankkijasta ja tekoälyn perustelusta.
• Kaikki lähteet rajaa lähteen mukaan, esimerkiksi Hilma, TED (EU:n hankintailmoitukset) tai Tarjouspalvelu. Lähteet Ennakkotieto (Hankintakalenteri) ja Organisaatioiden hankintakalenterit kertovat tulevista hankinnoista, joiden tarjouspyyntöä ei ole vielä julkaistu.
• Kaikki hanketyypit rajaa hankinnan tyypin mukaan (EU:n CPV-luokituksen pääryhmä), esimerkiksi 45 Rakennustyöt.
• Kaikki maakunnat ja Kaikki kunnat rajaavat hankkijan sijainnin mukaan. Valtion ja yritysten hankinnat, joiden sijaintia ei tunnisteta, jäävät pois rajattaessa.
• Kaikki tägit näyttää vain ilmoitukset, joilla on jokin valituista tägeistä.
• Järjestysvalikko (oletus Osuvin ensin): Uusin ensin, Määräaika, Hankkija tai Arvo (suurin ensin).
• Vain suositellut näyttää vain kynnyksen ylittäneet suositukset.
• Osuvuus ≥ -liukusäädin asettaa alimman näytettävän pistemäärän. Oletus on osuvuuskynnyksesi.

Valitut suodattimet tallentuvat sivun osoitteeseen. Voit lisätä näkymän selaimen kirjanmerkkeihin, lähettää linkin kollegalle tai tallentaa sen omaksi hauksi: katso Omat haut.

Rivin toiminnot

• Otsikkoa klikkaamalla avautuu ilmoituksen oma sivu.
• Lisätiedot näyttää hankinnan arvion, tekoälyn perustelun, linkin alkuperäiseen ilmoitukseen ja rivin tägit.
• Tila-sarakkeessa Suositeltu tarkoittaa, että ilmoitus ylitti kynnyksesi, ja Arvioitu, että se jäi kynnyksen alle. Jos ilmoitukselle on merkitty tila, se näkyy näiden sijaan.
• Määräaika-sarakkeen merkki Ei enää auki tai Korvattu kertoo, että julkaisu on suljettu tai korvattu. Katso Peruttu, keskeytetty tai korvattu ilmoitus.
• Arkistoi (Tila-sarakkeessa) piilottaa ilmoituksen oletusnäkymistä. Arkistoidut löytyvät Arkistoidut-painikkeen alta. Arkistointi säilyttää tilan: Palauta tuo ilmoituksen takaisin samaan tilaan, jossa se oli ennen arkistointia, esimerkiksi Työn alla. Arkistointi ei vaikuta sähköpostikoosteisiin.
• Omistaja-sarakkeesta otat ilmoituksen itsellesi tai annat sen kollegalle.

Excel ja aikajana

• Lataa Excel (n) ⬇ lataa listalla näkyvät ilmoitukset Excel-tiedostona. Hakusana, suodattimet sekä tila- ja omistajapainikkeet rajaavat latausta, ja numero kertoo rivien määrän.
• Sivun alaosan aikajana (Huippuosumat tai Parhaat osumat) näyttää viimeisen 12 kuukauden parhaat osumat aikajärjestyksessä.

Katso myös: Yksittäinen hankintailmoitus · Osuvuus, kynnys ja suositukset · Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot · Omat haut ja sähköposti-ilmoitukset

Yksittäinen hankintailmoitus

Missä: Hankintailmoitukset → klikkaa ilmoituksen otsikkoa

Ilmoituksen sivulla on kaikki, mitä tarvitset tarjouspäätökseen. Sivulla on ylhäältä alas:

Perustiedot

Hankkija, lähde, julkaisupäivä, määräaika, hankinnan arvio ja CPV-koodit.

Osuvuusmittari ja perustelu

Pisteet 0–100, osuvuustaso ja kohta Miksi tämä on sinulle osuva. Kohdasta Miten osuvuus lasketaan? näet, ylittääkö ilmoitus kynnyksesi.

Ilmoituksen kuvaus

Lähteen kuvaus hankinnasta.

Avaa alkuperäinen ilmoitus ↗

Avaa ilmoituksen lähteessä, esimerkiksi Hilmassa. Tarjouspyyntö ja liitteet ovat siellä.

Vie CRM:ään / Vie Tilens IQ:hon

Vie ilmoituksen myyntijärjestelmääsi (jos CRM-yhteys on käytössä) tai Tilens IQ -palveluun (jos organisaatiollasi on Tilens IQ käytössä).

Jaa kollegalle

Lähetä sähköpostilla ✉ avaa valmiin viestin sähköpostiohjelmassasi. Kopioi linkki kopioi alkuperäisen ilmoituksen osoitteen.

Päätös

Organisaatiosi oma tarjouspäätös (ei hankkijan päätös): tila, ★ Suosikki, lopputulos, sopimuksen arvo ja muistiinpanot. Katso Tilat ja merkinnät.

Tägit

Luokittele ilmoitus organisaatiosi tägeillä. Katso Tägit.

Taustatiedot & kilpailutilanne

Suositelluille ilmoituksille kootaan automaattisesti lähteytetty tausta-analyysi: nykyinen toimittaja ja päättyvä sopimus, kilpailun taso, aiemmat vastaavat kilpailutukset, kelpoisuusvaatimukset, sopimuksen arvo ja kesto sekä vertailuperusteet. Jokaisella tiedolla on tila (Vahvistettu, Arvio tai Ei löydöstä) ja lähdelinkki.

Pöytäkirjalöydökset samalta hankkijalta

Pöytäkirjavahdin osumat samalta organisaatiolta. Niistä näet, mitä hankkija on päättänyt tai valmistelee.

Liittyvät päätösasiakirjat

Automaattinen haku päätösasiakirjoista ilmoituksen aiheella. Hae lisää → avaa saman haun Haku-sivulla, jossa voit muokata ja rajata sitä.

Katso myös: Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot · Osuvuus, kynnys ja suositukset · CRM-yhteys · Peruttu, keskeytetty tai korvattu ilmoitus

Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot

Missä: Ilmoituksen sivu → Päätös · Pöytäkirjaosuman sivu → Luokittelu

Merkinnöillä pidät kirjaa siitä, mitä kullekin asialle on tehty. Merkinnät näkyvät koko organisaatiolle: kun kollega merkitsee ilmoituksen, näet saman merkinnän.

Uusi

Ei vielä käsitelty (hankintailmoitusten oletus). Pöytäkirjaosumilla vastaava oletus on Ei luokiteltu.

Työn alla

Asiaa selvitetään tai tarjousta valmistellaan. Näkyy Tänään-sivun Käsittelyssä-osiossa.

Tarjottu

Tarjous on jätetty.

Relevantti

Kiinnostava, mutta ei vielä työn alla.

Hylätty

Ei kiinnosta. Hylätyt eivät enää palaa sähköpostikoosteisiin.

Arkistoitu

Piilotettu oletusnäkymistä listan Arkistoi-linkillä. Löytyy Arkistoidut-painikkeen alta. Arkistointi säilyttää tilan: palautettu ilmoitus palaa tilaan, jossa se oli ennen arkistointia. Pöytäkirjaosuman luokittelu säilyy samoin.

★ Suosikki

Nopea kirjanmerkki. Suosikit löytyvät listan ★ Suosikit -painikkeen alta.

Lopputulos ja sopimuksen arvo

Kun tarjouskilpailu ratkeaa, merkitse ilmoituksen sivulle Lopputulos: ✓ Voitettu, ✗ Hävitty tai — Avoin. Voitetulle voit kirjata Sopimuksen arvon (€). Trendit-sivun Tulokset & arvo -osio laskee näistä voittoprosentin ja voitettujen sopimusten yhteisarvon.

Muistiinpanot

• Hankintailmoitukselle (sen sivun Päätös-osiossa) ja pöytäkirjaosumalle (Käsittely-osiossa) voi lisätä useita muistiinpanoja. Kirjoita teksti ja paina Lisää.
• Jokainen muistiinpano näkyy omana rivinään kirjoittajan ja päivämäärän kanssa, joten kollegan teksti ei katoa. Muistiinpanon voi poistaa ✕-painikkeella.

Katso myös: Omistajamerkinnät ja tiimityö · Trendit

Peruttu, keskeytetty tai korvattu ilmoitus

Hankkija voi keskeyttää tai perua hankinnan tai julkaista sen uudelleen. Tilens tunnistaa tällaiset muutokset ja merkitsee vanhan julkaisun:

Ei enää auki

Julkaisu on keskeytetty tai peruttu, tai hankinnasta on julkaistu tulos- tai keskeytysilmoitus ennen määräaikaa.

Korvattu

Hankkija on julkaissut korjausilmoituksen tai saman hankinnan uudelleen. Ajantasaiset tiedot ja määräaika ovat uudessa julkaisussa.

Listan Määräaika-sarakkeessa näkyy tällöin merkki Ei enää auki tai Korvattu, ja ilmoituksen sivulla huomautus, joka kertoo syyn. Jos uusi julkaisu on tiedossa, huomautuksessa on painike Avaa uusi julkaisu.

Pöytäkirjat (Pöytäkirjavahti)

Missä: Valikko → PöytäkirjatAvaa Pöytäkirjat →

Pöytäkirjat-sivulla ovat kaikki Pöytäkirjavahdin osumat: pöytäkirjat, esityslistat ja viranhaltijapäätökset, jotka osuivat teemoihisi ja ylittivät organisaatiosi listauskynnyksen. Sähköpostikooste nostaa näistä tärkeimmät, mutta tämä lista on täydellinen. (Valikon Raportit on eri asia: siellä ovat vertailuraportit.)

Tunnusluvut ja tilapainikkeet

Uutta (ei vielä koosteessa)

Osumat, joita ei ole vielä lähetetty sähköpostikoosteessa.

Löydetty 7 päivässä

Viimeisen viikon aikana löydetyt osumat.

Osumaa yhteensä

Kaikki raportin osumat.

Tilapainikkeet: Kaikki, Uudet, Toimitetut (lähetetty koosteessa), Työn alla, Tarjotut, Relevantit, Hylätyt, ★ Suosikit ja Arkistoidut. Omistajapainikkeet (Omat, Merkkaamattomat, Tiimin, Kaikki) toimivat kuten hankintailmoituksissa.

Suodattimet

• Hakukenttä (Hae asiasta, perustelusta, organisaatiosta…) hakee asiasta, perustelusta ja organisaatiosta.
• Kaikki teemat näyttää yhden teeman osumat, jos teemoja on useita.
• Kaikki maakunnat rajaa organisaation sijainnin mukaan, ja Kaikki organisaatiot rajaa kunnan tai muun organisaation mukaan. Kun maakunta on valittuna, organisaatiovalikossa näkyvät vain sen organisaatiot. Valinnat tallentuvat sivun osoitteeseen, joten näkymän voi lisätä kirjanmerkiksi tai jakaa kollegalle.
• Kaikki tägit, Kaikki tyypit (pöytäkirja, esityslista, viranhaltijapäätös, kuulutus, tiedote) ja Kaikki vaiheet (esimerkiksi valmistelussa tai kilpailutus avoinna).
• Kaikki avainsanat näyttää vain tietyn avainsanan osumat.
• Järjestysvalikko (oletus Kokouspäivä (uusin)): Viimeksi löydetyt, Pisteet (korkein) tai Organisaatio A–Ö.
• Pisteet ≥ -liukusäädin asettaa alimman näytettävän pistemäärän. Palvelu muistaa valintasi. Oletuksen määrää organisaation asetus Pöytäkirjojen oletuspisteraja. Liukusäädin alkaa organisaation listauskynnyksestä, koska sitä heikompia osumia ei listata. Katso Pöytäkirjavahdin asetukset.

Lista on ryhmitelty asioittain

Sama asia käsitellään usein monessa kokouksessa: ensin esityslistalla, sitten pöytäkirjassa ja myöhemmin ehkä viranhaltijapäätöksenä. Lista näyttää asian kerran, uusimman käsittelyn mukaan. Aiemmat käsittelyt (n) avaa saman asian aiemmat vaiheet.

Rivin toiminnot

• Asian otsikkoa klikkaamalla näet osuman tarkemmat tiedot.
• avaa ↗ avaa alkuperäisen asiakirjan.
• Tägiä klikkaamalla lista suodattuu sillä. Toinen klikkaus poistaa suodattimen.
• Lisätoiminnot (asian alla): avainsanasuodatin 🔍, vienti Tilens IQ:hon (jos käytössä) ja tägit.
• Viimeinen sarake: ☆ suosikki, Arkistoi ja CRM-yhteyden ollessa käytössä Vie →.
• Tila-sarake: Uusi = ei vielä lähetetty koosteessa, Toimitettu = lähetetty koosteessa. Lisäksi näkyy luokittelu, esimerkiksi Työn alla.

Excel

Lataa Excel (n) ⬇ lataa listalla näkyvät osumat aiempine käsittelyineen. Teema-, organisaatio- ym. suodattimet ja tilapainikkeet rajaavat latausta. Sähköpostikoosteen Lataa koko raportti Excelinä ⬇ lataa aina kaikki osumat. Excelin sarakkeet valitaan kohdassa Pöytäkirjavahdin asetukset.

Mitkä osumat tulevat sähköpostiin?

• Yhteen koosteeseen tulee kustakin teemasta enintään 5 tärkeintä uutta osumaa. Loput tulevat seuraavissa koosteissa.
• Sähköpostiin ei lähetetä koostekynnyksen alittavia osumia eikä osumia yli 90 päivää vanhoista kokouksista. Vanhoja osumia löytyy esimerkiksi silloin, kun teema on uusi ja palvelu käy läpi aiemmin julkaistuja asiakirjoja.
• Nämä näkyvät vain portaalissa Uusi-merkillä. Siksi tämän sivun Uutta (ei vielä koosteessa) -luku voi olla suurempi kuin Tänään-sivun Uutta pöytäkirjoista -luku, joka laskee vain koostekynnyksen ylittävät.

Muuta sivulla

• Jos organisaation koosterytmi on 1. ja 15. päivä, sivulla voi näkyä kysymys Haluatko koosteen päivittäin? Vastaus koskee vain sinua.
• Sivun alaosan aikajana näyttää viimeisen 12 kuukauden parhaat osumat aikajärjestyksessä.

Katso myös: Yksittäinen pöytäkirjaosuma · Pöytäkirjavahdin teemat ja avainsanasäännöt · Pöytäkirjavahdin asetukset

Yksittäinen pöytäkirjaosuma

Missä: Pöytäkirjat → klikkaa asian otsikkoa

Pisteet ja Miksi tämä on sinulle osuva

Tekoälyn perustelu ja Toimenpide-ehdotus: mitä asialle kannattaisi tehdä.

Avaa alkuperäinen ↗

Avaa asiakirjan lähteessä.

Suosikki ja Arkistoi

Kirjanmerkki ja piilotus Pöytäkirjat-listalta.

Vie Tilens IQ:hon

Vie osuman Tilens IQ -palveluun, jos organisaatiollasi on se käytössä.

Hae lisää arkistosta tähän liittyen

Muokkaa valmiiksi täytettyä hakua ja rajaa se tarvittaessa saman organisaation asiakirjoihin (Vain …). Tehdyt haut jäävät sivulle ja näkyvät Haku-sivun Aiemmat haut -listassa.

Luokittelu

Asian tila: Ei luokiteltu, Työn alla, Tarjottu, Relevantti tai Hylätty. Työn alla- ja Tarjottu-asiat näkyvät Tänään-sivulla. Hylätty asia ei enää tule koosteisiin.

Asiakirjateksti

Ote asiakirjasta, avainsana korostettuna. Näytä koko teksti lataa koko tekstin.

Mitä tässä asiassa on tapahtunut

Saman asian käsittelyketju aikajärjestyksessä, esimerkiksi esityslista → pöytäkirja → päätös.

Yhteyshenkilöt

Asiakirjasta automaattisesti poimitut valmistelijat, esittelijät ja päättäjät. Tarkista tiedot alkuperäisestä.

Web-rikastus

Tekoälyn julkisista verkkolähteistä kokoamat taustatiedot: hankkeen tausta, liittyvät uutiset, aiempi käsittely ja osapuolet. Tarkista tärkeät tiedot lähteestä.

Käsittely

Omistaja, tägit ja tiimin muistiinpanot.

Liitteet

Asiakirjan liitteet.

Katso myös: Pöytäkirjat (Pöytäkirjavahti) · Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot · Omistajamerkinnät ja tiimityö

Haku

Missä: Valikko → Haku (kapealla näytöllä Lisää → Haku)Avaa Haku →

Haku etsii vapaalla tekstillä kaikista hankintailmoituksista ja kuntaorganisaatioiden päätöksistä, myös niistä, joita ei ole suositeltu sinulle. Päätöksistä haku käy läpi myös asiakirjojen sisällön.

1. Kirjoita hakusana, esimerkiksi ”videotuotanto”, ”arkistointi” tai ”jätevesi”, ja paina Hae.
2. Valitse välilehti: Kaikki, Ilmoitukset tai Päätökset.
3. Rajaa tarvittaessa julkaisuajalla (30 pv, 90 pv tai 12 kk), maakunnalla ja kunnalla, hanketyypillä (vain ilmoitukset) ja asiakirjatyypillä (vain päätökset).
4. Valinta Vain oma profiili näyttää vain sinulle suositellut tulokset.
5. Lisää tuloksia saat painikkeella Lataa lisää.

sisältöosuma

Hakusana löytyi asiakirjan tekstistä eikä otsikosta.

Aiemmat haut

Organisaatiosi viimeisimmät AI-chat-keskustelut ja pöytäkirjaosumien sivuilta tehdyt arkistohaut. Klikkaus avaa keskustelun tai haun tulokset. Lista on koko organisaation yhteinen. Älä sekoita sitä Omat haut -riviin, jolla ovat vain itse tallentamasi haut.

Tee vertailuraportti tästä hausta

Käynnistää syvän vertailuraportin hakusanasi pohjalta. Katso Vertailuraportit.

Katso myös: Omat haut ja sähköposti-ilmoitukset · Kysy AI:ltä asiakirjoista (AI-chat) · Vertailuraportit

Omat haut ja sähköposti-ilmoitukset

Missä: Haku- ja Hankintailmoitukset-sivu → Omat haut

Voit tallentaa usein käyttämäsi haun ja suodattimet nimellä ja palata niihin yhdellä klikkauksella. Tallennettu haku voi myös lähettää sinulle sähköpostia, kun sille tulee uusia osumia.

Haun tallentaminen

1. Tee haku Haku-sivulla (vähintään 2 merkkiä) tai rajaa Hankintailmoitukset-listaa suodattimilla.
2. Paina + Tallenna haku.
3. Anna haulle kuvaava nimi, esimerkiksi ”Tampere – koulut”, ja paina Tallenna.
4. Haku näkyy nyt Omat haut -rivillä. Kun klikkaat nimeä, haku ja suodattimet palautuvat.

Sähköposti uusista osumista

1. Klikkaa tallennetun haun nimen vieressä olevaa 🔕-kuvaketta.
2. Kuvake muuttuu 🔔:ksi. Sähköposti-ilmoitus on nyt päällä.
3. Saat aamulla sähköpostin, kun haulle on tullut uusia osumia. Kun klikkaat 🔔-kuvaketta, ilmoitukset loppuvat.

Saman valinnan voit tehdä kohdassa Asetukset → Omat asetukset → Sähköposti-ilmoitukset tallennetuista hauista.

• Kaikki ilmoituksen saavat hakusi tulevat samaan viestiin, enintään yksi viesti päivässä.
• Viesti tulee vain, kun uusia osumia on.
• Ilmoitukset tulevat, vaikka olisit valinnut Ei koosteita (vain portaali).
• Haku-sivun tallennettu haku ilmoittaa myös uusista päätösasiakirjoista, jos välilehtenä on Kaikki tai Päätökset.
• Hankintailmoitukset-sivun tallennettu haku kattaa hakuprofiilillesi arvioidut ilmoitukset. Tägit sekä tila- ja omistajapainikkeet eivät rajaa sähköposti-ilmoitusta.
• Viestissä on enintään 10 uutta osumaa hakua kohden. Loput näet avaamalla haun portaalissa.
• Tallennettuja hakuja voi olla enintään 50. Poista vanhoja ✕-painikkeella.

Katso myös: Haku · Omat asetukset · Haluan sähköpostin, kun tietynlaisia ilmoituksia tai päätöksiä tulee

Kysy AI:ltä asiakirjoista (AI-chat)

Missä: Haku-sivun alaosaAvaa Haku →

AI-chatilta voit kysyä vapaasti kuntien ja muiden julkisten organisaatioiden päätöksistä. Se etsii vastauksen asiakirjoista ja kertoo lähteet.

1. Kirjoita kysymys, esimerkiksi ”Mitä päätöksiä Helsingissä on tehty arkistoinnista?”, ja paina Lähetä.
2. Vastauksen alla on Lähteet-luettelo. Avaa lähteet ja tarkista yksityiskohdat alkuperäisestä asiakirjasta.
3. Jatka samaa keskustelua tarkentavilla kysymyksillä tai aloita uusi aihe painikkeella + Uusi keskustelu.

• Aiemmat keskustelut löytyvät chatin yläosan valikosta. Ne voi poistaa pysyvästi Poista-painikkeella.
• Chatin käytöllä on kuukausikiintiö. Katso AI-chatin käyttö.

Vertailuraportit

Missä: Valikko → RaportitAvaa Raportit →

Vertailuraportti on syvä tutkimus siitä, miten kunnat ja muut organisaatiot ovat ratkaisseet saman asian. Raportti käy läpi päätösasiakirjoja, valitsee osuvimmat, pisteyttää ne ja kirjoittaa yhteenvedon.

Raportin tekeminen

1. Kirjoita kenttään Mitä haluat vertailla? yksi selkeä kysymys, esimerkiksi ”Miten kunnat ovat ratkaisseet kouluruokailun järjestämisen?”
2. Kerro halutessasi käyttötarkoitus, esimerkiksi ”tarjouksen taustatyö”. Johtopäätökset kohdistetaan siihen.
3. Paina Tarkista ja tee raportti. Palvelu näyttää, miten se ymmärsi kysymyksen: hakutermit, kunnat/organisaatiot ja vuodet.
4. Korjaa tarvittaessa ja paina Hae näillä. Jos ymmärrys meni pieleen, valitse Muokkaa kysymystä.
5. Raportti valmistuu yleensä muutamassa minuutissa, laajoissa hauissa noin 10 minuutissa. Voit poistua sivulta, sillä raportti valmistuu taustalla. Valmis raportti löytyy Raportit-sivun listalta.

Raportin voi aloittaa myös Haku-sivulta painikkeella Tee vertailuraportti tästä hausta.

Valmis raportti

• Yhteenveto: keskeiset havainnot ja johtopäätökset.
• Kattavuusseloste: mitä aineistoa raportissa käytiin läpi.
• Osumat: organisaatio, toimielin, päivämäärä, asia, pisteet ja perustelu. Sitaatti näyttää kohdan asiakirjasta.
• 👍 Pidä ja 👎 Hylkää: arvioi osumat. Palaute parantaa tulevia raporttejasi.
• Lataa Excel ⬇: kaikki osumat Excel-tiedostona.
• Arkisto-merkki osumassa tarkoittaa vanhaa aineistoa. Tarkista tiedon ajankohta.

Kiintiö ja hyvitys

• Raporttien määrällä on kuukausikiintiö. Tilanne näkyy Raportit-sivulla ja kohdassa Asetukset → AI-chatin käyttö.
• Jos raportti epäonnistuu teknisen virheen vuoksi, kiintiötä ei veloiteta.
• Jos raportti ei vastannut odotuksia, valitse raportin lopusta syy ja paina Palauta kiintiö. Raportti hyvitetään.
• Raportit näkyvät koko organisaatiolle. Vanhat raportit voi arkistoida listalta, ja arkistoidut palautetaan kohdassa Asetukset → Arkistoidut vertailuraportit.

Katso myös: Kysy AI:ltä asiakirjoista (AI-chat) · AI-chatin käyttö ja kiintiö

Uutiset

Missä: Valikko → UutisetAvaa Uutiset →

Uutiset-sivu kokoaa sääntelyn, toimialan ja oman alueen uutiset osuvuusjärjestykseen. Palvelu pisteyttää jokaisen uutisen organisaatiosi profiilille, ja pisteen alla näkyy perustelu.

• Ryhmät: Kaikki, Sääntely, Alallasi, Yritysuutiset ja Oman alueen.
• NOSTO-merkki tarkoittaa Tilensin kaikille asiakkaille nostamaa tärkeää uutista, esimerkiksi lakimuutosta.
• Hae uutisista -kenttä etsii uutisista hakusanalla.

Uudet uutiset haetaan ja pisteytetään päivittäin.

Trendit

Missä: Valikko → TrenditAvaa Trendit →

Trendit näyttää, mitä seuranta on tuottanut viime viikkoina, ja auttaa hakuprofiilin säätämisessä.

Tunnusluvut

Pisteytetyt ilmoitukset, suositukset, osuvat ilmoitukset, keskimääräinen osuvuus ja lähteiden määrä.

Tulokset & arvo

Voitetut tarjoukset, voittoprosentti ja voitettujen sopimusten yhteisarvo. Luvut kertyvät, kun merkitset ilmoituksille lopputuloksia.

Ilmoituksia viikoittain

Suositellut ja muut osumat viikoittain.

Osuvuuden kehitys

Kunkin viikon osuvin ilmoitus suhteessa kynnykseesi.

Aktiivisimmat hankkijat ja Lähdejakauma

Keneltä ja mistä lähteistä osumia tulee.

Profiilivihjeet ja Yleisimmät CPV-koodit

Suositustesi yleisimmät hankintaluokat. Jos joukossa on epäolennainen luokka, lisää aihe poissuljettaviin.

Pöytäkirjalöydökset viikoittain

Pöytäkirjavahdin löydökset, aktiivisimmat organisaatiot ja osuvimmat avainsanat.

Katso myös: Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot · Hankintailmoitusten hakuprofiili

Kartta

Missä: Valikko → KarttaAvaa Kartta →

Kartta näyttää viimeisen 12 kuukauden parhaat osumat Suomen kartalla. Kartalla ovat mukana kaikki vähintään 60 pisteen osumat. Pisteet väh. -valinnan oletus riippuu osumien määrästä: yleensä 90, ja jos vahvoja osumia on vähän, 80 tai 60. Laske rajaa, niin näet myös heikommat osumat. Jokainen kupla on yksi hanke.

Kuplan koko

Hankkeen signaalien eli ilmoitusten ja päätösten määrä.

Kuplan väri

Hankkeen vaihe, esimerkiksi varhainen signaali, valmistelussa, kilpailutus avoinna tai hankintapäätös. Selitteet näyttää värien merkitykset.

Rengas

Hankkeessa on uusi signaali.

Numerokupla

Samalla alueella on useita hankkeita. Kun klikkaat sitä, kartta lähentyy.

Kuplaa klikkaamalla näet hankkeen signaalit ja voit avata ne. Suodattimet: Organisaatio, Teema, Vaihe, Pisteet väh., Aikaväli, Dokumenttityyppi, Laji (ilmoitukset tai päätökset) ja Vain uudet.

Omat asetukset

Missä: Asetukset → Omat asetuksetAvaa Omat asetukset →

Omat asetukset koskevat vain sinua. Niiden muuttamiseen ei tarvita hallintaoikeuksia.

Sähköpostikoosteeni

Valitse, saatko koosteita. Ei koosteita (vain portaali) lopettaa kaikki koosteet sinulta, mutta voit käyttää portaalia normaalisti. Pöytäkirjavahdin koosteelle voit valita oman rytmin (Päivittäin, Viikoittain (ma), 1. ja 15. päivä tai Kuukausittain) tai seurata Organisaation oletusta. Hankintailmoitusten koosteen rytmi on koko organisaation yhteinen (Asetukset → Hakuprofiili).

Pöytäkirjavahdin teemat, joista saan koosteen

Rastita teemat, joiden koosteen haluat. oma valinta -merkki kertoo, että valintasi poikkeaa teeman jakelusta.

Hankintailmoitusten koosteet, jotka saan

Rastita hakuprofiili ja ne hankintailmoitusten teemat, joiden koosteen haluat.

Sähköposti-ilmoitukset tallennetuista hauista

Valitse haut, joista haluat aamulla viestin uusista osumista. Katso Omat haut.

Valintasi menee teeman oman jakelun edelle: voit perua teeman, joka muuten tulisi sinulle, tai tilata teeman, jonka jakeluun et kuulu. Katso Kuka saa koosteen?.

Katso myös: Sähköpostikoosteet · Omat haut ja sähköposti-ilmoitukset

Hankintailmoitusten hakuprofiili

Missä: Asetukset → HakuprofiiliAvaa Hakuprofiili →

Hakuprofiili kertoo tekoälylle, mitä hankintoja organisaatiollesi kannattaa näyttää. Se ohjaa hankintailmoitusten (Hilma, Tarjouspalvelu ym.) arviointia. Pöytäkirjavahdilla on omat teemansa ja sääntönsä.

Kentät

Hakusanat / kuvaus

Kuvaile vapaasti toimialanne ja seurattavat hankinnat: tuotteet ja palvelut, urakkatyypit, tuoteryhmät, alueet ja kokoluokka. Kokonaiset lauseet toimivat hyvin.

Poissuljettavat

Sanat ja aiheet, jotka eivät kiinnosta, esimerkiksi eri toimiala tai väärä alue. Lue miten poissuljettavat toimivat ennen kuin lisäät sanoja: ne voivat pudottaa ilmoituksia kokonaan pois.

Arkisto

Tallenna nykyinen versio nimellä ennen isoja muutoksia, niin voit palauttaa sen myöhemmin. Katso Versioarkisto.

Osuvuuskynnys

Kuinka osuva ilmoituksen pitää olla, jotta se suositellaan. Katso Osuvuuskynnys.

Päiväkoosteen vastaanottajat

Ei valintaa = kooste menee kaikille organisaation vastaanottajille. Valitse henkilöt, jos kooste kuuluu vain osalle.

Koostekieli

Suomi tai Svenska. Koskee sähköpostin kehystekstejä. Ilmoitukset tulevat lähteen kielellä.

Koosteen toimitusrytmi

Päivittäin, Viikoittain (ma), Kuukausittain (1. pv) tai Ei lähetetä koostetta. Rytmi koskee koko organisaatiota ja kaikkia hankintailmoitusten teemoja. Viikkorytmillä maanantain kooste kokoaa edellisen viikon lähettämättömät suositukset ja kuukausirytmillä kuun 1. päivän kooste edellisen kuukauden suositukset (ilmoitukset, joiden määräaika ei ole mennyt).

Päällä / Tauolla

Laita tauolle pysäyttää arvioinnin ja koosteet. Asetukset säilyvät, ja Ota pois tauolta jatkaa seurantaa. Kun otat seurannan pois tauolta, tauon aikana saapuneet ilmoitukset, joiden määräaika ei ole mennyt, arvioidaan seuraavassa yöajossa (enintään 14 päivän ajalta), ja kynnyksen ylittävät tulevat seuraavaan koosteeseen.

Hakusanat, poissuljettavat, kynnys, vastaanottajat ja koostekieli tallennetaan painikkeella Tallenna profiili. Toimitusrytmi ja tauko tallentuvat heti valittaessa. Muutos koskee uusia ilmoituksia seuraavasta yöajosta alkaen. Jo arvioitujen ilmoitusten pisteet eivät muutu. Jos haluat voida palata nykyiseen versioon, tallenna se ensin arkistoon.

Näin kirjoitat hyvän kuvauksen

• Kerro, mitä teette, älä luettele pelkkiä hakusanoja. Esimerkiksi: ”Toteutamme koulujen ja päiväkotien talotekniikkaurakoita Pirkanmaalla ja Kanta-Hämeessä, kokoluokka 100 000–2 000 000 €.”
• Mainitse ydinpalveluiden lisäksi lähialueet, joista haluatte tietää.
• Kerro kokoluokka ja alue, jos ne rajaavat kiinnostusta.
• Kirjoita selvästi väärät aiheet Poissuljettavat-kenttään, älä kuvaukseen.
• Muuta yhtä asiaa kerrallaan ja seuraa tuloksia muutaman päivän ajan.

Näin poissuljettavat toimivat

• Erota termit pilkulla tai rivinvaihdolla, esimerkiksi ”siivouspalvelut, ruokapalvelut, henkilöstövuokraus”.
• Jos termi esiintyy ilmoituksen otsikossa, hankkijan nimessä, kuvauksessa tai CPV-koodeissa kokonaisena sanana, ilmoitusta ei arvioida lainkaan eikä se näy listalla. Pudotetut näet Hankintailmoitukset-sivun alaosan kohdasta Poissuljetut ilmoitukset, ja Poissuljettavat-kentän alla kerrotaan, montako ilmoitusta sanat ovat pudottaneet 30 päivän aikana.
• Jos poistat sanan myöhemmin, sen takia jo pudotettuja ilmoituksia ei arvioida jälkikäteen. Uudet ilmoitukset arvioidaan normaalisti.
• Termi osuu vain kokonaiseen sanaan: ”siivous” ei osu sanaan ”siivouspalvelut”. Kirjoita termi siinä muodossa, jossa se esiintyy ilmoituksissa, tai lisää useampi muoto.
• Älä käytä sanoja, jotka esiintyvät myös kiinnostavissa ilmoituksissa. Esimerkiksi ”koulu” pudottaisi kaikki ilmoitukset, joissa koulu mainitaan.
• Alle 3 merkin termejä ei huomioida. Kirjainkoolla ei ole väliä.
• Tekoäly ottaa poissuljettavat huomioon myös pisteytyksessä.

Kun hankintailmoitusten seuranta ei ole vielä käytössä

Jos yrityksellänne on käytössä vain Pöytäkirjavahti, hakuprofiili on tyhjä. Voit ottaa seurannan käyttöön itse: kirjoita kuvaus ja paina Ota käyttöön ja tallenna profiili. Ensimmäiset suositukset näet seuraavan yöajon jälkeen. Kuntien ja hyvinvointialueiden portaalissa tätä mahdollisuutta ei ole.

Katso myös: Osuvuuskynnys · Hankintailmoitusten teemat · Osuvuus, kynnys ja suositukset

Osuvuuskynnys

Missä: Asetukset → Hakuprofiili → Osuvuuskynnys

Kynnys (0–100) määrää, kuinka osuva ilmoituksen pitää olla, jotta se suositellaan ja lähetetään koosteessa.

• Matalampi kynnys tuo enemmän ehdotuksia, myös rajatapauksia.
• Korkeampi kynnys tuo vain vahvat osumat.
• Liukusäätimen alla oleva esikatselu kertoo, montako viimeisen 60 päivän ilmoituksista olisi suositeltu valitulla kynnyksellä. Pylväät näyttävät pisteiden jakauman.

Katso myös: Osuvuus, kynnys ja suositukset · Hankintailmoitusten hakuprofiili

Hankintailmoitusten teemat

Missä: Asetukset → Hakuprofiili → Hankintailmoitusten teemat

Jos seuraatte useita eri aiheita, esimerkiksi eri liiketoimintayksiköille, tehkää jokaiselle oma teema. Teemalla on omat hakusanat, kynnys, vastaanottajat ja tauko, ja jokaisesta teemasta tulee oma koosteensa.

1. Kirjoita teeman nimi, esimerkiksi ”Kiinteistöt ja rakentaminen”, ja paina Luo teema.
2. Täytä teemalle hakusanat ja kynnys. Pohjaksi voit kopioida toisen teeman hakusanat valinnalla Kopioi hakusanat toisesta teemasta.
3. Valitse teeman vastaanottajat. Jos et valitse ketään, teeman kooste lähtee kaikille organisaation vastaanottajille, joten valitse vastaanottajat, jos teema on vain sinulle tai osalle tiimiä.
4. Paina Tallenna teema.

• Teemoja voi olla enintään 5 perusprofiilin eli varsinaisen hakuprofiilin lisäksi.
• Teemalle voi valita oman koostekielen. Toimitusrytmi on sama kaikille teemoille.
• Teeman voi laittaa tauolle tai poistaa. Tauko on väliaikainen: kun otat teeman pois tauolta, seuranta jatkuu ja tauon aikana saapuneet avoimet ilmoitukset arvioidaan jälkikäteen. Poistettu teema siirtyy teemojen alle kohtaan Poistetut teemat, josta sen voi palauttaa Palauta-painikkeella. Aiemmat tiedot säilyvät.
• Perusprofiilia ei voi poistaa, mutta sen voi laittaa tauolle.

Katso myös: Hankintailmoitusten hakuprofiili · Omat asetukset

Pöytäkirjavahdin asetukset

Missä: Asetukset → PöytäkirjavahtiAvaa Pöytäkirjavahdin asetukset →

Nämä asetukset koskevat koko organisaatiota.

Koosteen toimitusrytmi

Päivittäin, Viikoittain, 1. ja 15. päivä tai Kuukausittain. Tämä on organisaation oletus. Jokainen voi valita oman rytminsä kohdassa Omat asetukset, ja pääkäyttäjä voi asettaa sen vastaanottajalistalla.

Toimitukset tauolla

Seuranta jatkuu, mutta koosteita ei lähetetä.

Koostekynnys sähköpostiin

Vain vähintään tämän pistemäärän osumat lähtevät koosteessa. Matalampi kynnys = enemmän postia.

Listauskynnys (portaali + Excel)

Portaalin lista ja Excel näyttävät vähintään tämän pistemäärän osumat. Voi olla koostekynnystä matalampi, jolloin näet myös rajatapaukset.

Pöytäkirjojen oletuspisteraja (näkymä)

Mihin Pöytäkirjat-sivun Pisteet ≥ -liukusäädin asettuu oletuksena. Jokainen käyttäjä voi silti siirtää liukusäädintä.

Raportin sarakkeet (Excel-lataus)

Valitse, mitkä tiedot Excel-raporttiin otetaan. Asia ja linkki ovat aina mukana.

Esimerkki: koostekynnys 70, oletuspisteraja 60 ja listauskynnys 40. Sähköpostiin tulevat vähintään 70 pisteen osumat. Pöytäkirjat-sivu avautuu näyttäen vähintään 60 pisteen osumat, ja liukusäätimellä voi laskea rajan 40:een. Alle 40 pisteen osumia ei näytetä portaalissa eikä Excelissä.

Paina lopuksi Tallenna pöytäkirjavahdin asetukset.

Katso myös: Pöytäkirjavahdin teemat ja avainsanasäännöt · Käyttäjät ja sähköpostin vastaanottajat

Pöytäkirjavahdin teemat ja avainsanasäännöt

Missä: Asetukset → Pöytäkirjavahti → Teemat ja avainsanasäännöt

Teema on yksi seurattava aihe. Jokaisessa teemassa on kolme osaa:

1. Avainsanasäännöt löytävät asiakirjat.
2. Pisteytysprompti kertoo tekoälylle, mikä löydetyistä on organisaatiollesi arvokasta. Tekoäly pisteyttää asiakirjat sen perusteella.
3. Teeman asetukset: nimi, vastaanottajat, koostekieli, aluerajaus, organisaatiorajaus ja tauko.

Avainsanasäännöt

Teema löytää asiakirjan, kun yksikin sen säännöistä osuu.

• Säännön sisällä + yhdistää termit: kaikkien pitää löytyä samasta asiakirjasta. Esimerkiksi ”arkisto + sähköinen”.
• Kirjoita vaihtoehtoiset sanat omiksi säännöikseen: ”datakeskus” ja ”konesali” erikseen, ei samaan sääntöön.
• Termi löytyy, kun se esiintyy tekstissä sellaisenaan, myös sanan osana: ”datakeskus” löytää myös ”datakeskuksen” ja ”datakeskushankkeen”. Jos sanan vartalo muuttuu taivutettaessa, kirjoita yhteinen alkuosa: ”hank” löytää sekä ”hanke” että ”hankkeen”, ”sopimu” löytää ”sopimuksen”. Liian lyhyt alkuosa tuo vääriä osumia.
• Tähteä (*) ei käytetä.
• Jos seuraat ruotsinkielisiä tai kaksikielisiä kuntia, lisää aiheen ruotsinkieliset sanat omiksi säännöikseen (esimerkiksi ”jätevesi” ja ”avlopp”).
• Sääntöjä ja aluerajausta voi korjata vapaasti, kunnes seuraava yöajo on käsitellyt muutoksen. Sen jälkeen seuraava muutos onnistuu, kun edellisestä on kulunut vuorokausi. Uuden teeman ensimmäisenä vuorokautena muutoksia voi tehdä vapaasti. Uuden teeman alussa auttaa Kopioi säännöt toisesta teemasta.

Tallenna painikkeella Tallenna säännöt. Muutos vaikuttaa seuraavan yöajon tuloksiin. Palvelu käy uusilla säännöillä läpi myös aiemmin julkaistut asiakirjat, ja niistä löytyvät osumat ilmestyvät listalle muutaman yön kuluessa.

Pisteytysprompti

Prompti on tekoälylle kirjoitettu ohje siitä, mitä teeman pitää löytää ja mikä on organisaatiollesi arvokasta.

• Kuvaile laajasti, esimerkiksi hankkeen kaikki vaiheet kaavoituksesta ja tontinluovutuksesta lupiin ja urakoihin.
• Liian kapea kuvaus, kuten pelkkä ”rakennusluvat”, pudottaa muuten hyviä osumia.
• Kerro myös, mitä ei haluta, jos vääriä osumia tulee paljon.
• Kirjoita vain, mitä etsit ja mikä on tärkeää. Älä kirjoita ohjeita pisteiden tai vastauksen muodosta, sillä palvelu hoitaa ne.
• Ilman promptia teema ei tuota pisteytyksiä.

Tallenna painikkeella Tallenna teeman tiedot.

Aluerajaus

Valitse maakunnat, joiden kuntien ja hyvinvointialueiden päätöksiä teema seuraa. Ei valintaa = kaikki. Paina Tallenna aluerajaus. Muutos koskee tulevia asiakirjoja, ja aiemmin julkaistut asiakirjat käydään läpi uudelleen seuraavina öinä. Aluerajaukseen pätee sama muutosraja kuin avainsanasääntöihin.

Organisaatiorajaus

Organisaatiorajauksella valitset tietyt kunnat, hyvinvointialueet tai muut organisaatiot, joiden päätöksiä teema seuraa, esimerkiksi naapurikunnat. Ei valintaa = kaikki aluerajauksen puitteissa.

1. Avaa teeman kohta Organisaatiorajaus.
2. Hae organisaatiota nimellä ja rastita haluamasi. Jos teemalla on aluerajaus, lista näyttää sen maakuntien organisaatiot.
3. Paina Tallenna organisaatiot. Muutos tulee voimaan seuraavassa yöajossa, ja aiemmin julkaistut asiakirjat käydään läpi uudelleen.

• Rajaukset kaventavat toisiaan: jos valitset sekä maakuntia että organisaatioita, teema seuraa vain valittuja organisaatioita, jotka sijaitsevat valituissa maakunnissa.
• Jos Tilens on rajannut teeman tiettyihin organisaatioihin (esimerkiksi kunnan omaan alueeseen, naapurikuntiin ja hyvinvointialueeseen), lista näyttää vain ne, ja oma valintasi voi vain kaventaa rajausta. Jos haluat lisätä seurantaan muita kuntia, ota yhteyttä asiakaspalveluun.
• Organisaatiorajaukseen pätee sama muutosraja kuin avainsanasääntöihin.

Muut teeman asetukset

• Teeman nimi on pelkkä otsikko. Se ei rajaa hakua.
• Teemakohtaiset vastaanottajat: jos et valitse ketään, kooste menee kaikille organisaation vastaanottajille. Valitse vastaanottajat, jos teema on vain sinulle tai osalle tiimiä.
• Koostekieli: suomi tai ruotsi.
• Tauko: ei pisteytystä eikä koosteita ennen kuin otat teeman pois tauolta.
• Poista teema käytöstä pysäyttää teeman. Aiemmat tiedot säilyvät, ja teeman voi palauttaa teemojen alta kohdasta Poistetut teemat.

Uuden teeman luominen

1. Kirjoita nimi ja paina Luo teema.
2. Kirjoita pisteytysprompti, valitse vastaanottajat (ilman valintaa kooste lähtee kaikille) ja paina Tallenna teeman tiedot.
3. Lisää avainsanasäännöt ja paina Tallenna säännöt. Ilman sääntöjä ja promptia teema ei tuota mitään.
4. Tallenna tarvittaessa aluerajaus ja organisaatiorajaus. Uuden teeman ensimmäisenä vuorokautena sääntöjä ja rajauksia voi muuttaa vapaasti.
5. Teema alkaa tuottaa tuloksia seuraavasta yöajosta alkaen. Aiemmin julkaistut asiakirjat käydään läpi taustalla, joten kaikki tulokset eivät näy heti ensimmäisenä päivänä.

Teemoja voi olla enintään 5 pääteema (ensimmäinen teema) mukaan lukien. Teemojen luominen ja muokkaus vaativat oikeuden Teemojen hallinta.

Katso myös: Pisteytyksen tarkennusehdotukset · Versioarkisto (hakusanat ja promptit) · Pöytäkirjavahdin asetukset

Pisteytyksen tarkennusehdotukset

Palvelun automaattinen laadunvarmistus seuraa pisteytyksen osuvuutta. Jos se havaitsee, että prompti nostaa vääriä asioita tai pudottaa oikeita, se ehdottaa promptiin tarkennusta. Ehdotuksesta näkyy huomautus Tänään- ja Pöytäkirjat-sivun yläosassa, ja teemalla on asetuksissa tarkennusehdotus-merkki.

1. Paina huomautuksen linkkiä Katso ja päätä asetuksissa →.
2. Lue havainto ja ehdotettu tarkennus. Näytä tarkennettu prompti kokonaisuudessaan näyttää koko uuden promptin.
3. Valitse Ota tarkennus käyttöön tai Hylkää ehdotus.

• Ennen käyttöönottoa nykyinen prompti tallentuu automaattisesti versioarkistoon, joten voit palata siihen.
• Jos olet muokannut promptia ehdotuksen jälkeen, tarkennusta ei oteta käyttöön, jotta omat muutoksesi säilyvät.
• Tarkennus vaikuttaa vain uusiin löydöksiin.

Katso myös: Pisteytysprompti · Versioarkisto (hakusanat ja promptit)

Versioarkisto (hakusanat ja promptit)

Missä: Hakusanakentän tai promptin alla → Arkisto

Arkistoon voit tallentaa hakusanojen ja promptien versioita ja palauttaa vanhan version milloin tahansa.

1. Avaa kentän alla oleva Arkisto (n).
2. Anna versiolle nimi, esimerkiksi ”Versio ennen syyskuun tarkennusta”, ja paina Tallenna arkistoon.
3. Kun haluat vanhan version takaisin, paina Palauta ja vahvista. Nykyinen versio kopioituu ensin arkistoon, joten mikään ei katoa.

• Näytä teksti näyttää arkistoidun version sisällön.
• Arkistoon mahtuu enintään 30 versiota. Poista vanhoja Poista-painikkeella.
• Palautus vaikuttaa uusiin löydöksiin seuraavasta yöajosta alkaen.

CRM-yhteys

Missä: Asetukset → CRM-yhteysAvaa CRM-yhteys →

Yhdistä organisaatiosi CRM-järjestelmä, niin voit viedä osuvat hankintailmoitukset ja pöytäkirjaosumat myyntiputkeen yhdellä klikkauksella tai automaattisesti. Tuetut järjestelmät ovat Salesforce, Pipedrive, HubSpot ja Lime CRM.

Yhdistäminen

1. Valitse CRM-järjestelmä.
2. Seuraa kortin järjestelmäkohtaisia vaiheita. Niissä kerrotaan, mistä tunnisteet (API-avain tai sovelluksen tunnisteet) löytyvät.
3. Liitä tunnisteet ja paina Testaa ja yhdistä. Yhteys testataan ennen tallennusta.
4. Kun yhteys toimii, kortissa lukee yhdistetty.

Vienti

• Yksittäin: ilmoituksen sivulla tai Pöytäkirjat-rivillä on painike Vie … →. Sama asia viedään vain kerran, ja viennin jälkeen painikkeessa lukee Viety ✓.
• Automaattisesti: rastita Vie uudet suositukset automaattisesti. Uudet suositukset viedään kerran päivässä, enintään 10 päivässä.
• Automaattinen vienti — säännöt: valitse viedäänkö hankintailmoitukset, pöytäkirjaosumat vai molemmat sekä pistekynnys, teemat ja asiakirjatyypit.

Kenttämappaus (valinnainen)

Vienti toimii heti oletusasetuksilla. Kenttämappauksella voit muuttaa esimerkiksi Salesforcen kohdeobjektin (Lead, Opportunity tai oma objekti) tai Lime CRM:n deal-statuksen ja lisätä omia kenttiä. Arvoissa voi käyttää kortissa lueteltuja paikkamerkkejä (tokeneita), jotka korvataan viennissä ilmoituksen tiedoilla.

Katso myös: Haluan osumat myyntiputkeen

Tägit ja automaattiset säännöt

Missä: Asetukset → Organisaation tägitAvaa Tägit →

Tägeillä luokittelet hankintailmoituksia ja pöytäkirjaosumia omilla luokillanne, esimerkiksi ”Terveys”, ”Urakka” tai ”Tietoturva”. Tägit ovat yhteisiä koko organisaatiolle.

Tägin luominen ja käyttö

1. Kirjoita tägin nimi kenttään Uusi tägi ja paina Luo tägi.
2. Lisää tägi ilmoitukselle tai pöytäkirjaosumalle + tägi -painikkeella: ilmoituksen sivulla, listan Lisätiedot-kohdassa tai Pöytäkirjat-rivin Lisätoiminnoissa.
3. Suodata listoja Kaikki tägit -valitsimella. Voit valita useita tägejä, jolloin lista näyttää asiat, joilla on jokin valituista.

Automaattiset säännöt

Säännöt lisäävät tägin itsestään kaikkiin ilmoituksiin ja päätöksiin, joiden tekstiin sääntö osuu. Ilmoituksista tarkistetaan otsikko, hankkija, kuvaus ja tekoälyn perustelu, päätöksistä otsikko, toimielin ja perustelu.

1. Paina tägin kohdalla Automaattiset säännöt.
2. Kirjoita yksi sääntö riville. + yhdistää sanat, jolloin kaikkien pitää löytyä. Esimerkiksi rivit ”koulu”, ”päiväkoti” ja ”sairaala + peruskorjaus”.
3. Paina Tallenna säännöt. Tägit päivittyvät heti.

• Sana löytyy, kun se esiintyy tekstissä sellaisenaan, myös sanan osana: ”koulu” löytää myös ”koulun” ja ”yläkoulu”. Jos vartalo muuttuu taivutettaessa, kirjoita yhteinen alkuosa (esim. ”hank” löytää ”hanke” ja ”hankkeen”).
• Enintään 30 riviä ja 6 sanaa riviä kohden. Sanan pituus on 2–60 merkkiä, eikä *-merkkiä käytetä.
• Säännön lisäämää tägiä ei poisteta käsin vaan muokkaamalla sääntöä.

Katso myös: Hankintailmoitukset-lista · Pöytäkirjat (Pöytäkirjavahti)

Sovellus ja selainilmoitukset

Missä: Asetukset → Työpöytäsovellus

Tilensin voi asentaa omaksi sovelluksekseen. Se avautuu omaan ikkunaansa ilman selaimen palkkeja, ja kirjautumisesi säilyy.

Tietokone (Chrome tai Edge)

1. Avaa portaali Chromessa tai Edgessä.
2. Paina Asenna sovellus yläpalkissa tai Asetukset-sivulla, tai paina osoiterivin oikean reunan asennuskuvaketta.
3. Vahvista painikkeella Asenna. Tilens avautuu omaan ikkunaansa.
4. Halutessasi kiinnitä Tilens Käynnistä-valikkoon ja tehtäväpalkkiin.

iPhone tai iPad

1. Avaa portaali Safarissa.
2. Paina Jaa-painiketta.
3. Valitse Lisää Kotivalikkoon.

Android

1. Avaa portaali Chromessa.
2. Paina Asenna sovellus tai valitse selaimen valikosta Asenna sovellus tai Lisää aloitusnäytölle.

Selainilmoitukset

Asetukset-sivun kohdassa Ilmoitukset voit sallia sovelluksen ilmoitukset ja kokeilla niitä testi-ilmoituksella. Uusista osumista ei vielä tule ilmoituksia sovellukseen, vaan niistä kerrotaan sähköpostilla.

Käyttäjät ja sähköpostin vastaanottajat

Missä: Asetukset → Sähköpostin vastaanottajatAvaa Vastaanottajat →

Vastaanottajalista on samalla organisaatiosi käyttäjälista. Listalla olevat voivat kirjautua portaaliin ja kuuluvat tiimiin. He saavat koosteet sähköpostiin, ellei heille ole valittu Ei koosteita (vain portaali).

Käyttäjän lisääminen

1. Kirjoita sähköpostiosoite listan alla olevaan kenttään ja paina Lisää vastaanottaja.
2. Paina henkilön rivillä Lähetä kirjautumisohjeet. Hän saa sähköpostin, jossa kerrotaan, miten portaaliin kirjaudutaan.
3. Tarkista tarvittaessa hänen käyttöoikeutensa klikkaamalla hänen osoitettaan.

Uusi käyttäjä saa kohdassa Uusien käyttäjien oletusoikeudet valitut oikeudet.

Henkilön asetukset

• Koosterytmi: Pöytäkirjavahdin koosteen rytmi tälle henkilölle. Organisaation oletus seuraa Pöytäkirjavahti-osion rytmiä.
• Saa sähköpostikoosteet tai Ei koosteita (vain portaali): jälkimmäisellä henkilö käyttää portaalia mutta ei saa koosteita.
• Rivillä näkyy myös, mitkä teemat henkilö saa (Teemat: kaikki tai valitut).
• Poista poistaa henkilön käyttäjistä ja vastaanottajista.

Kuka saa minkäkin koosteen, kerrotaan kohdassa Kuka saa koosteen?.

Estetyt ovat osoitteita, joihin posti on palautunut pysyvästi tai joista on tullut roskapostivalitus. Niihin ei lähetetä mitään. Ota yhteyttä asiakaspalveluun, jos osoite pitää avata uudelleen.

Katso myös: Käyttöoikeudet · Automaattinen liittyminen · Uusi kollega aloittaa

Käyttöoikeudet

Missä: Asetukset → Sähköpostin vastaanottajat → klikkaa käyttäjän osoitetta

Jokaisen käyttäjän osoitteen vieressä on merkki Pääkäyttäjä (kaikki oikeudet) tai Rajoitettu (osa oikeuksista on poistettu). Käyttäjä, jolla on oikeus muuttaa käyttöoikeuksia, voi rajata muiden oikeuksia. Oikeudet ovat:

Käyttöoikeuksien muuttaminen

Saa muuttaa muiden oikeuksia.

Tietoturva-asetusten muuttaminen

Kirjautumistapa ja portaaliavaimen vaihto.

Vastaanottajien hallinta

Käyttäjien lisäys ja poisto sekä koosterytmit.

Vertailuraporttien käyttö

Saa tehdä vertailuraportteja.

Teemojen hallinta

Teemojen luonti ja muokkaus sekä säännöt.

Pöytäkirjavahdin asetusten muokkaus

Rytmi, kynnykset ja Excel-sarakkeet.

Hankintailmoitusten hakuprofiilin muokkaus

Hakusanat, kynnys ja vastaanottajat.

CRM-integraation hallinta

CRM-yhteys ja vientiasetukset.

Poista rasti oikeudesta, jonka haluat estää, ja paina Tallenna käyttöoikeudet.

Uusien käyttäjien oletusoikeudet

Pääkäyttäjä (kaikki oikeudet)

Uusi käyttäjä saa tehdä kaiken.

Peruskäyttäjä (vain vertailuraportit)

Uusi käyttäjä voi käyttää portaalia normaalisti (merkinnät, haut ja omat asetukset) ja tehdä vertailuraportteja, mutta ei voi muuttaa organisaation asetuksia. Nimi tarkoittaa, että oikeuksista vain vertailuraporttien käyttö on päällä.

Mukautettu

Tilens on asettanut organisaatiollenne oman oletuksen.

Oletus koskee vasta tämän jälkeen lisättäviä käyttäjiä. Nykyisten käyttäjien oikeudet muutetaan käyttäjäkohtaisesti.

Katso myös: Käyttäjät ja sähköpostin vastaanottajat · Automaattinen liittyminen

Omistajamerkinnät ja tiimityö

Missä: Hankintailmoitukset ja Pöytäkirjat → Omistaja-sarake · Asetukset → Tiimi

Omistajamerkinnällä tiimi sopii, kuka hoitaa minkäkin ilmoituksen tai päätöksen. Merkintä on tiimin sisäistä koordinointia, eikä se vaikuta sähköpostijakeluun.

• Ota itselle merkitsee asian sinulle.
• Aseta… tai Vaihda… antaa asian kollegalle.
• Vapauta poistaa omistajan, ja asia palaa merkkaamattomaksi.
• Sähköpostikoosteen Ota itselle -linkki avaa asian portaalissa ja kysyy, merkitäänkö se sinulle.

Listojen omistajapainikkeet: Omat (sinun), Merkkaamattomat (ei kenenkään), Tiimin (kollegojen) ja Kaikki.

Omistusten siirto

Kun kollega jää lomalle tai lähtee, siirrä hänen omistuksensa toiselle kohdassa Asetukset → Tiimi: valitse Mistä ja Kenelle (vain aktiiviset) ja paina Siirrä omistukset. Kaikki hänen ilmoituksensa ja päätöksensä siirtyvät kerralla.

Katso myös: Tiimin työnjako · Kollega jää lomalle tai lähtee

Tietoturva ja kirjautumistapa

Missä: Asetukset → TietoturvaAvaa Tietoturva →

Oletuksena portaali aukeaa organisaation yhteisellä linkillä (linkkiavain), joka on sähköpostikoosteen painikkeessa. Voit vaatia, että jokainen kirjautuu henkilökohtaisesti:

Kovenna: vaadi Google / Microsoft 365 -kirjautuminen

Jokaisen käyttäjän on kirjauduttava omalla työtunnuksellaan tai kertakäyttöisellä kirjautumislinkillä. Pelkkä koosteen linkki ei enää riitä. Sisään pääsevät vain vastaanottajalistan osoitteet.

Palauta pelkkä linkkiavain

Palaa oletustilaan.

Vaihda portaaliavain

Katkaisee kaikki vanhat portaali- ja koostelinkit heti, myös omasi. Kaikille vastaanottajille lähetetään uudet kirjautumisohjeet. Käytä tätä, jos epäilet linkin päätyneen ulkopuolisille.

Tietoturva-asetusten muuttaminen vaatii henkilökohtaisen kirjautumisen. Jos kortti pyytää kirjautumaan, pyydä kirjautumislinkki sähköpostiisi, avaa se samassa selaimessa ja palaa tähän kohtaan.

Katso myös: Kirjautuminen · Automaattinen liittyminen

Automaattinen liittyminen

Missä: Asetukset → Tietoturva → Automaattinen liittyminen

Kun automaattinen liittyminen on päällä, organisaatiosi työntekijä voi liittyä portaaliin itse kirjautumalla organisaation Microsoft 365- tai Google Workspace -tunnuksella. Häntä ei tarvitse lisätä käsin.

1. Kirjaudu omalla työtunnuksellasi (Microsoft tai Google).
2. Rastita Salli @… -tunnuksilla kirjautuvien liittyä automaattisesti. Kohdassa näkyy organisaatiosi sähköpostin verkkotunnus (esim. @yritys.fi).
3. Kerro kollegoille portaalin osoite. He kirjautuvat painikkeella Jatka Microsoft 365 -tilillä tai Jatka Google-tilillä. Pyydä heitä valitsemaan koosteensa kohdassa Omat asetukset → Sähköpostikoosteeni, muuten he eivät saa koosteita.

• Uusi käyttäjä saa uusien käyttäjien oletusoikeudet, mutta ei koskaan pääkäyttäjän oikeuksia: jos oletus on Pääkäyttäjä, hän saa peruskäyttäjän oikeudet.
• Uusi käyttäjä ei saa sähköpostikoosteita ennen kuin valitsee kohdassa Omat asetukset → Sähköpostikoosteeni esimerkiksi Organisaation oletus.
• Asetuksen muuttaminen vaatii oikeuden Tietoturva-asetusten muuttaminen.
• Poistettu käyttäjä ei liity uudelleen automaattisesti.
• Julkisen sähköpostipalvelun (esimerkiksi gmail.com) verkkotunnusta ei voi sallia.

Katso myös: Käyttöoikeudet · Käyttäjät ja sähköpostin vastaanottajat

AI-chatin käyttö ja kiintiö

Missä: Asetukset → AI-chatin käyttö

Kortti näyttää, paljonko AI-chatin kuukausikiintiöstä (tokeneista eli käsitellyn tekstin määrästä) on käytetty ja montako vertailuraporttia on tehty tässä kuussa. Kiintiö palautuu automaattisesti kuukauden vaihteessa.

• Nollaa kiintiö (kerran kuussa): jos kiintiö loppuu kesken kuun, voit nollata sen kerran kuukaudessa. Nollaus koskee AI-chatin tokenikiintiötä, ei vertailuraporttien kuukausimäärää.
• Pyydä lisää kiintiötä lähettää meille pyynnön kiintiön korottamisesta. Otamme yhteyttä sähköpostitse.
• Vertailuraportit kuluttavat myös token-kiintiötä.

Katso myös: Kysy AI:ltä asiakirjoista (AI-chat) · Vertailuraportit

Muutoshistoria, arkistoidut raportit ja päivityshistoria

Muutoshistoria

Asetukset-sivun lopussa. Näyttää, kuka muutti mitä asetusta ja milloin, uusin ensin. Avaa klikkaamalla otsikkoa.

Arkistoidut vertailuraportit

Raportit-sivulta arkistoidut raportit. Palauta tuo raportin takaisin listalle.

Päivityshistoria

Palvelun uudet ominaisuudet ja parannukset versioittain. Löytyy Asetukset-sivulta ja Lisää-valikosta.

Saan liikaa epäolennaisia osumia

Hankintailmoitukset

1. Avaa muutama väärä osuma ja lue Miksi tämä on sinulle osuva. Perustelu kertoo, mikä sana tai aihe johti osumaan.
2. Kerro hakuprofiilin Hakusanat / kuvaus -kentässä tarkemmin, mitä etsitte, ja lisää selvästi väärät aiheet Poissuljettavat-kenttään, esimerkiksi ”siivouspalvelut, ruokapalvelut”. Lue ensin, miten poissuljettavat toimivat.
3. Nosta osuvuuskynnystä 5–10 pistettä ja katso esikatselusta, montako suositusta jää.
4. Merkitse väärät osumat tilaan Hylätty, niin ne eivät palaa sähköpostiin.

Pöytäkirjavahti

1. Katso Pöytäkirjat-sivun Kaikki avainsanat -suodattimella, mikä avainsana tuo vääriä osumia.
2. Tarkenna sääntöä: pidennä liian lyhyttä alkuosaa tai lisää toinen termi +-merkillä, jolloin molempien pitää löytyä.
3. Kerro teeman pisteytyspromptissa, mitä ei haluta.
4. Nosta koostekynnystä kohdassa Asetukset → Pöytäkirjavahti, jos sähköpostiin tulee liikaa.

Katso myös: Hankintailmoitusten hakuprofiili · Osuvuuskynnys · Avainsanasäännöt · Pisteytysprompti

Tärkeä ilmoitus jäi tulematta tai osumia on liian vähän

Hankintailmoitukset

1. Etsi ilmoitus Hankintailmoitukset-listalta: siirrä Osuvuus ≥ -liukusäädin nollaan ja poista rasti kohdasta Vain suositellut. Jos ilmoitus löytyy, katso sen pisteet ja perustelu.
2. Jos pisteet jäivät kynnyksen alle, lisää puuttuva aihe Hakusanat / kuvaus -kenttään tai laske kynnystä.
3. Jos ilmoitusta ei ole listalla lainkaan, hae sitä Haku-sivulta. Katso myös sivun alaosan Poissuljetut ilmoitukset: ilmoitus on voinut pudota pois poissuljettavan sanan takia.

Pöytäkirjavahti

1. Lisää puuttuvalle sanalle oma avainsanasääntö. Kirjoita vaihtoehtoiset sanat omille riveilleen ja ruotsinkielisiä kuntia varten myös ruotsinkieliset sanat.
2. Laajenna pisteytyspromptia: kuvaile aihe ja sen eri vaiheet laajemmin.
3. Jos osumia löytyy mutta ne eivät näy listalla, laske listauskynnystä tai oletuspisterajaa kohdassa Asetukset → Pöytäkirjavahti.

Jos ilmoitusta tai asiakirjaa ei löydy mistään, kerro siitä palautepainikkeella, niin tarkistamme lähteen.

Katso myös: Osuvuus, kynnys ja suositukset · Avainsanasäännöt · Haku

Uusi kollega aloittaa

Käyttäjien lisääminen vaatii oikeuden Vastaanottajien hallinta. Jos kohta on lukittu, pyydä pääkäyttäjää lisäämään kollega. Jos automaattinen liittyminen on käytössä, kollega voi kirjautua suoraan työtunnuksellaan.

1. Lisää hänen sähköpostiosoitteensa: Asetukset → Sähköpostin vastaanottajat → Lisää vastaanottaja.
2. Paina hänen rivillään Lähetä kirjautumisohjeet.
3. Tarkista oikeudet klikkaamalla hänen osoitettaan.
4. Pyydä häntä valitsemaan omat koosteensa kohdassa Asetukset → Omat asetukset.

Kollega jää lomalle tai lähtee

1. Siirrä hänen omistuksensa: Asetukset → Tiimi → Siirrä omistukset.
2. Loman ajaksi hän voi valita omissa asetuksissaan Ei koosteita (vain portaali). Pöytäkirjavahdin koosterytmiä voi myös muuttaa hänen rivillään.
3. Jos hän lähtee, poista hänet vastaanottajista.

Katso myös: Omistusten siirto · Tietoturva ja kirjautumistapa

Haluan seurata vain tiettyä aluetta

• Hankintailmoitukset: kirjoita alue hakuprofiilin kuvaukseen, esimerkiksi ”Pirkanmaa ja Kanta-Häme”, ja lisää tarvittaessa muut alueet poissuljettaviin. Listaa ja hakua voi rajata Kaikki maakunnat- ja Kaikki kunnat -valikoilla.
• Pöytäkirjavahti: valitse teemalle aluerajaus maakunnittain tai organisaatiorajaus tietyille kunnille. Pöytäkirjat-listaa voi rajata valikoilla Kaikki maakunnat ja Kaikki organisaatiot. Katso myös Haluan seurata muiden kuntien päätöksiä.
• Sähköposti tietyn alueen uusista ilmoituksista: rajaa Hankintailmoitukset-lista alueella, tallenna haku ja kytke siihen 🔔.

Haluan seurata muiden kuntien päätöksiä tietystä aiheesta

1. Tarkista, kattaako jokin nykyinen teema aiheen: Asetukset → Pöytäkirjavahti → Teemat ja avainsanasäännöt.
2. Jos ei, luo uusi teema: kirjoita pisteytysprompti ja avainsanasäännöt. Teeman luominen vaatii oikeuden Teemojen hallinta.
3. Jos seuranta on vain sinua varten, valitse teeman vastaanottajaksi vain itsesi.
4. Rajaa teema haluamiisi maakuntiin aluerajauksella tai tiettyihin kuntiin organisaatiorajauksella.
5. Pöytäkirjat-sivulla voit rajata listaa maakuntaan tai yksittäiseen kuntaan valikoilla Kaikki maakunnat ja Kaikki organisaatiot.

Katso myös: Pöytäkirjavahdin teemat ja avainsanasäännöt · Aluerajaus · Organisaatiorajaus · Omat haut ja sähköposti-ilmoitukset

Haluan sähköpostin, kun tietynlaisia ilmoituksia tai päätöksiä tulee

Esimerkki: haluat viestin, kun Tampereelta tulee uusia koulujen hankintailmoituksia.

1. Valitse sivu: Hankintailmoitukset, jos haluat seurata vain hakuprofiilillesi arvioituja ilmoituksia, tai Haku, jos haluat seurata kaikkia ilmoituksia tai myös kuntien päätöksiä.
2. Kirjoita hakukenttään ”koulu” ja valitse Kaikki kunnat -valikosta Tampere. Haku-sivulla paina lisäksi Hae.
3. Paina + Tallenna haku ja anna nimeksi ”Tampere – koulut”.
4. Klikkaa haun nimen vieressä olevaa 🔕-kuvaketta, niin se muuttuu 🔔:ksi.
5. Saat aamulla sähköpostin aina, kun haulle tulee uusia osumia.

Katso myös: Omat haut ja sähköposti-ilmoitukset

En halua sähköpostia, tai haluan sitä harvemmin

• Ei sähköpostia lainkaan: Asetukset → Omat asetukset → Sähköpostikoosteeni → Ei koosteita (vain portaali).
• Vain osa teemoista: poista rasti teemoista, joita et halua, kohdassa Omat asetukset.
• Harvemmin, Pöytäkirjavahti: Asetukset → Omat asetukset → Sähköpostikoosteeni, esimerkiksi Viikoittain (ma).
• Harvemmin, hankintailmoitukset: Hakuprofiili → Koosteen toimitusrytmi. Rytmi on koko organisaation yhteinen, ja viikkorytmillä kooste kokoaa koko viikon suositukset kerran viikossa.

Katso myös: Omat asetukset

Tiimin työnjako

1. Jokainen kirjautuu omalla tunnuksellaan tai valitsee itsensä Kuka olet? -valitsimesta.
2. Kun joku alkaa selvittää ilmoitusta, hän painaa Ota itselle ja merkitsee tilaksi Työn alla.
3. Kollegat näkevät omistajan listassa ja Tänään-sivulla. Merkkaamattomat-painike näyttää asiat, joita kukaan ei vielä hoida.
4. Käykää viikkopalaverissa läpi Tänään-sivun Käsittelyssä ja Lähestyvät määräajat.
5. Sopikaa yhteiset tägit, esimerkiksi ”Kiinnostava”, ”Kumppani” ja ”Ei meille”, ja tehkää niille tarvittaessa automaattiset säännöt.

Katso myös: Omistajamerkinnät ja tiimityö · Tägit ja automaattiset säännöt

Ilmoituksesta tarjoukseen

1. Kooste tai Tänään-sivu nostaa osuvan ilmoituksen. Avaa se.
2. Lue perustelu ja Taustatiedot & kilpailutilanne: kuka on nykyinen toimittaja, milloin sopimus päättyy ja mitkä ovat vertailuperusteet.
3. Katso Pöytäkirjalöydökset samalta hankkijalta: mitä hankkija on asiasta päättänyt.
4. Paina Ota itselle ja merkitse tilaksi Työn alla. Kirjoita muistiinpanoon tarjouspäätöksen perusteet.
5. Avaa alkuperäinen ilmoitus ja lataa tarjouspyyntö.
6. Kun tarjous on jätetty, merkitse tilaksi Tarjottu.
7. Kun tulos selviää, merkitse Lopputulos (Voitettu tai Hävitty) ja sopimuksen arvo. Ne näkyvät Trendit-sivulla.

Katso myös: Yksittäinen hankintailmoitus · Tilat, suosikit, lopputulos ja muistiinpanot

Ennakoi tulevia hankintoja pöytäkirjoista

1. Tee Pöytäkirjavahtiin teema aiheesta, joka tyypillisesti edeltää hankintoja, joihin organisaatiosi tarjoaa, esimerkiksi investointipäätökset, hankesuunnitelmat tai tarveselvitykset. Katso Uuden teeman luominen. Jos Pöytäkirjavahti ei ole käytössänne, ota yhteyttä asiakaspalveluun.
2. Avaa osuma ja katso Mitä tässä asiassa on tapahtunut: missä vaiheessa asia on.
3. Merkitse kiinnostavat tilaan Relevantti tai ota ne itsellesi ja kirjoita muistiinpano.
4. Katso Kartalta, missä hankkeita on valmisteilla, ja suodata vaiheen mukaan.
5. Kun hankinta tulee kilpailutukseen, ilmoituksen sivulla näkyvät samalta hankkijalta löytyneet pöytäkirjat.

Katso myös: Pöytäkirjavahdin teemat ja avainsanasäännöt · Kartta

Miten muut kunnat ovat ratkaisseet saman asian?

• Nopea kysymys: kysy Haku-sivun AI-chatilta, esimerkiksi ”Miten Tampere on järjestänyt koulukuljetukset?”
• Kattava vertailu: tee vertailuraportti. Raportti käy läpi useiden organisaatioiden päätökset ja kokoaa yhteenvedon, sitaatit ja Excelin.
• Oma haku: käytä Haku-sivun Päätökset-välilehteä ja rajaa maakunnalla tai kunnalla.
• Jatkuva seuranta: tee aiheesta Pöytäkirjavahtiin teema tai tallenna Haku-sivun haku ja kytke siihen 🔔.

Katso myös: Vertailuraportit · Kysy AI:ltä asiakirjoista (AI-chat) · Haluan seurata muiden kuntien päätöksiä tietystä aiheesta

Haluan osumat myyntiputkeen

1. Yhdistä CRM kohdassa Asetukset → CRM-yhteys.
2. Vie yksittäinen ilmoitus sen sivulla olevalla Vie … → -painikkeella.
3. Jos haluat viennin tapahtuvan itsestään, rastita Vie uudet suositukset automaattisesti ja rajaa säännöillä, mitä viedään.

Katso myös: CRM-yhteys

Haluan palvelun tai koosteet toisella kielellä

• Käyttöliittymä: yläpalkin kielivalikko FI / SV / EN.
• Hankintailmoitusten kooste: Hakuprofiili → Koostekieli (suomi tai ruotsi). Kullekin hankintailmoitusten teemalle voi valita oman kielen.
• Pöytäkirjavahdin kooste: teeman asetuksissa Koostekieli.
• Ilmoitusten ja asiakirjojen sisältö tulee lähteen kielellä.

Raportti esihenkilölle tai johtoryhmälle

• Trendit: seurannan tunnusluvut, voittoprosentti ja voitettujen sopimusten arvo.
• Lataa Excel ⬇ Hankintailmoitukset- ja Pöytäkirjat-sivuilla: listat jatkokäsittelyyn.
• Vertailuraportti: valmis yhteenveto ja Excel tietystä aiheesta.

Käyttö puhelimella

• Asenna Tilens aloitusnäytölle: katso Sovellus ja selainilmoitukset.
• Valikon muut näkymät löytyvät Lisää-valikosta.
• Leveät taulukot vierivät sivusuunnassa: liu'uta sormella.
• Oikean reunan palstan sisältö näkyy sivun alaosassa.

Usein kysytyt kysymykset

Apua ja yhteystiedot

Autamme mielellämme, esimerkiksi hakuprofiilin, teemojen ja sääntöjen kirjoittamisessa.

Palautepainike

💡-painike portaalin oikeassa alakulmassa. Viesti menee suoraan asiakaspalveluumme, ja vastaamme sähköpostiisi.

Sähköposti

asiakaspalvelu@datagorilla.fi. Datagorilla ja Tilens ovat sama yritys, joten osoite on oikea.

Vastaa koosteeseen

Vastaus mihin tahansa sähköpostikoosteeseen menee asiakaspalveluumme.

Ota yhteyttä asiakaspalveluun, kun

• haluat ottaa Pöytäkirjavahdin käyttöön tai muuttaa sopimusta tai laskutusta
• haluat lisätä seurantaan kuntia, joita teeman organisaatiolistassa ei ole
• osoitteesi on vastaanottajalistan Estetyt-kohdassa
• organisaatiollanne ei ole enää pääkäyttäjää
• kirjautuminen ei onnistu ohjeista huolimatta
• tärkeä lähde tai kunta puuttuu seurannasta

Katso myös: Usein kysytyt kysymykset · Ongelmia kirjautumisessa?